Talk de Doru Catana, Pluralsight author.

Pourquoi ?

La gestion du temps est très importante dans la vie de tous les jours. Cela permet d’améliorer plusieurs aspects de la vie (travail, famille) en terme de qualité et de quantité, et fait la différence entre les personnes.

Les principaux avantages :

• Faire un bon travail et livrer rapidement
• Augmenter valeur-ajoutée dans l’entreprise
• Réduire le stress
• Sensation de satisfaction

Les principes et techniques

L’objectif principal est de faire plus dans moins de temps. Deux solution :

• devenir plus efficace
• savoir déléguer

Types Délégation

Il y a deux types de délégations :

• Gopher : Pas de liberté de décision pour les personnes aux quelles on délèguent. Ce type de délégation tue la créativité et réduit la valeur ajoutée.
• Stewardship : Déléguer, en indiquant les grandes lignes, et donner de la liberté aux personnes de choisir les méthodes. Ce type de délégation améliore la qualité de livraison, mais, reste un peu long et dur à mettre en place.

Les Quadrants

• Q1 : Important et urgent : Crises & urgences, résolution des problèmes immédiats
• Q2 : Important mais non urgent : Planification, self-building, formations
• Q3 : Non Important mais urgent : Interruptions, réponse au téléphone et aux mails.
• Q4 : Non Important et non urgent : Tester un jeu, regarder Facebook / twitter

Selon Steven Covey, le Q2 est le quadrant ou les gens les plus efficaces utilisent leurs temps.

D’après Doru, on passe majoritairement notre journée à effectuer des actions de Q1 et Q3 ce qui épuise l’énergie du jour et fait baisser la motivation.

Outil Q2

Doru a créé un grand tableau dans son bureau dans le quel il a mentionné l’ensemble des actions Q2 qu’il souhaite effectuer (planification, formation …).

Ce tableau lui a permis de :

• avoir une vision d’ensemble sur ces projets.
• ne pas oublier des idées importantes
• respecter la P/PC Balance (la balance entre la production et la capacité de produire).

Principe Pareto

Ce principe a été introduit par Joseph Juran. Ce principe consiste à dire que 80% des résultats résultent de 20% de vos efforts.

Most of your results come of a small percentage of your work.

L’objectif est d’être donc le plus efficace sur ce temps.

Un petit exercice consiste à essayer d’identifier quelles sont les actions qui apportent le plus résultats (ligne de code / chiffre d’affaire / bug fixés). Penser à prioriser ces actions identifiées.

Comment prioriser ?

La méthode est proposée par Dorus consiste à

• Ecrire la liste des actions du jour à faire
• Mesurer l’effort à fournir (un chiffre de 1 à 10)
• Mesurer les résultats (un chiffre de 1 à 10)
• calculer la priorité : Priorité = Efforts / Resultat

Technique Pomodoro

La technique la plus connue qui est basée sur une minuterie de cuisine.

Elle consiste à structurer le temps en portion productive non-interrompues, séparées par des petites pauses, appellées Pomodoro.

Concrètement : travailler 25 min, pause 5 min, travailler 25 min, pause 5 min, …

Après 4 Pomodoros, pause de 15 à 30 minutes.

Pour réussir cette technique:

• 1 seule et unique tache par Pomodoro.
• Pas d’interruptions
• Utiliser une application mobile

Stop Interruptions

Travaillant dans un workspace, limiter les interruptions est assez difficiles. Doru propose quelques conseils pour réduire les interruptions

• Informer son équipe de votre expérience
• En cas d’interruption : négocier des créneaux de discussion en dehors des pomodoros avec les personnes qui vous interrompent
• Essayer Programmer les discussions en avance

State of Flow

Le « State of Flow » est l’état dans le quel les heures passent comme des minutes, quand on est complètement immergé dans une tâche. C’est un boost de productivité.

Cet état est constaté quand on travaille sur un sujet challengeant et qu’on a la capacité les compétences nécessaires pour.

“The best moments in our lives are not the passive, receptive, relaxing times… The best moments usually occur if a person’s body or mind is stretched to its limits in a voluntary effort to accomplish something difficult and worthwhile.” – Mihaly Csikszentmihalyi

Plus d’infos sur positivepsychologyprogram

Grey Zone

Le fait de penser au travail quand on est en famille ou entre amis, ou de penser à la famille quand on est au travail. Étant dans cet état, on ne peut profiter d’aucune situation.

Doru propose un exercice simple pour comprendre la « Grey Zone »:

1. faire 2 listes d’actions
   • actions du « Talent Time » : Temps de productivité
   • actions du « Renewal Time » : moment de détente

2. Ensuite, pour chacune de ces actions, identifier les points de blocage qui empêchent de faire ces activité, les conditions et les structures pour les faire.

3. Mettre en place des systèmes qui permettent d’avoir des activités sur une base plus saine.

Si on répète ces actions plusieurs fois, ca rentrera dans nos habitudes et se transforme en rituel.

We are what we repeatedly do. Excellence then, is not an act, but a habit. - Aristotle

Multitasking

D’après Mihaly, Le cerveau humain ne peut pas traiter plus de 110 bits / sec. Donc, faire du multi-tache prive de la concentration et limite la productivité, ce qui nous entraine dans une situation de “Grey Zone”.

Les 10 astuces de Dan Kennedy

Dan Kennedy propose 10 astuces pour la gestion du temps :

• Limiter l’utulisation du téléphone : entre les appels et les messages [ sonne toutes les 10 min]
• Minimiser les réunions / être présent pendant la partie qui vous concerne
• Ponctualité absolue
• Utiliser des listes et faire es rappels :
  • Calendrier annuel jour par jour
  • Crééer des TODO lists
  • Liste des personnes à appeler
  • Liste des conférences
• Rattacher tout ce qu’on fait aux objectifs
  1. faire la liste des objectifs
  2. faire une liste des personnes dont on est en intéraction avec
  3. déterminer les personnes/intéractions non rattachées à des objectifs
• Créer des systèmes de rappel, tel que google Calendar
• Réserver des créneaux / bloc de temps
• Limiter les activités non planifiées
• Profiter du temps mort disponible, par exemple, le temps passé dans les bouchons ou les transports en commun
• Ne pas se compliquer la vie : Vivre hors les périodes de pointes, par exemple, éviter les heures de pointes pour faire les courses ou les demandes administratives…

Travailler à distance

Avantages :

• Moins d’interruptions
• Repérer les sous-performance
• Travailler depuis différentes villes ( avec des loyers moins cher)
• Eviter les heures perdus dans le transport
• Eviter les problèmes de météo

Mais, il y a toujours des risques et il faut en faire attentions.

Milieu de travail ergonomique

Ergonomics is the science of designing your workplace with the purpose of making you more productive, and, also, be exposed to less fatigue, injury, and even frustration.

Un milieu de travail ergonomique

• La posture
• Une chaise confortable
• Un bureau large ( tous les documents fréquents à portée de main)
• Un clavier ergonomique
• Apprendre des raccourcis clavier (no mouse click)
• Distance de l’écran (entre 60 cm et 90 cm)
• Luminosité du bureau
• Faire des étirements toutes les heures